Virat

Hallitusvirat

Hallitus vastaa viime kädessä yhdistyksen toiminnasta. Hallituksessa toimiminen onkin tavallaan toinen virka, joten kannattaa varautua siihen, että se vie aikaa varsinaisen viran lisäksi. Hallituksen jäsenten odotetaan osallistuvan hallituksen kokouksiin, joita järjestetään noin kerran kuukaudessa. Lisäksi, koska Matlu on nimensä mukaisesti yhteistyöjärjestö, olisi erittäin toivottavaa, että hallituksessa olisi yhteyshenkilö mahdollisimman monesta jäsenjärjestöstä, jotta tiedonkulku olisi sujuvaa ja jotta Matlu pystyisi tasapuolisesti ajamaan kaikkien järjestöjensä etua. Matlulla on viisi ns. hallitusvirkaa eli virkaa, joihin valitut ovat aina samalla myös hallituksen jäseniä. Nämä virkailijat valitaan suoraan syyskokouksessa, jossa myös muu hallitus valitaan. Loput virkailijat valitaan hallituksen järjestäytymiskokouksessa vuoden vaihteessa.

Puheenjohtaja
Puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle ja johtaa hallituksen kokouksia. Puheenjohtaja ohjaa järjestön ja sen hallituksen toimintaa. Hän pitää langat käsissä ja huolen siitä, että asiat etenevät ja hallitus ja virkailijat jaksavat ja viihtyvät. Puheenjohtajana hyötyy varsinkin järjestötietämyksestä, delegointi- ja ajanhallintataidoista. Puheenjohtaja ylläpitää suhteita erilaisten yhteistyötahojen, kuten tiedekunnan, ylioppilaskunnan ja toisten tiedekuntajärjestöjen kanssa.

Varapuheenjohtaja
Varapuheenjohtaja avustaa puheenjohtajaa ja toimii tämän sijaisena silloin kun puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtajan muihin tehtäviin kuuluu virkailijoiden tukeminen heidän tehtävissään. Varapuheenjohtaja vastaa Matlun jäsenjärjestöjen puheenjohtajistojen yhteistyöstä ja järjestää esimerkiksi Kumpulan PJ-seminaarit.

Taloudenhoitaja
Taloudenhoitaja huolehtii yhdistyksen taloudesta, pitää siitä kirjaa sekä laatii vuosittaisen tilinpäätöksen ja talousarvion. Taloudenhoitajana pääseekin näkemään laajasti yhdistyksen toimintaa. Käytännössä taloudenhoitaja siis varmistaa, että rahaa riittää ja päivittäiset raha-asiat juoksevat sujuvasti. Taloudenhoitajan ei tarvitse etukäteen tietää kaikkea esimerkiksi kirjanpidosta, sillä tärkeimpiin asioihin saa perehdytyksen vuoden alussa. Tärkeintä on, että hoitaa virkaa aktiivisesti ja huolellisesti.

Sihteeri
Sihteerin pääasiallinen tehtävä on ylläpitää hallituksen kokouksissa pöytäkirjaa, ja kokouksen jälkeen viimeistellä se sekä saattaa se jäsenistön saataville. Käytännössä tämä siis meinaa pöytäkirjapohjan valmistelemista ennen kokousta esityslistan pohjalta, ja kokouksessa hereillä ja tarkkana olemista. Sihteerin työtaakka painottuu siis pitkälti kokouksiin, joiden ulkopuolella virka on melko kevyt hoidettava. Virka on kuitenkin olennainen järjestön kirjanpidon ja jatkuvuuden kannalta.

Leppätalokomitean puheenjohtaja
Leppätalokomitea on klusterin asioista päättävä elin. Komiteaan kuuluvat klusteria käyttävien järjestöjen puheenjohtajat ja klusterivastaavat. Komitea päättää mm. klusterivarauksista, rangaistuksista ja muista klusteria koskevista asioista. Leppätalokomitean puheenjohtajana sinulla on vastuu siitä, että klusterilla hommat sujuvat mukavasti. Leppis-pj:n tärkeimmät tekemiset lienevät: klusterikoulutuksien järjestäminen, komitean kokouksien pitäminen, yhteydenpito HYY:hyn ja klusterijärjestöihin sekä klusterin ylläpidon organisoiminen. Leppis-pj:n parhaat kaverit ovat Matlun sivuilta löytyvät klusterin käyttösäännöt, pitkä pinna ja sovitteleva asenne. Valmistaudu siihen, että joudut tekemään vaikeita päätöksiä ja olemaan se henkilö, joka muistuttaa virhetilanteissa klusterin oikeaoppisesta käyttötavasta. Leppis-pj:nä pystyt vaikuttamaan “kumpulalaisten olohuoneen” viihtyvyyteen ja pääset koordinoimaan klusterin toimintaa poikkitieteellisen porukan kanssa.

Virat 2021

Klusterivastaava
Klusterivastaavat vastaavat nimensä mukaisesti rakkaan Klusterimme käytännön ylläpidosta. Klusterivastaavat hoitavat mm. tukussa käymisen, klusterin huoltoon liittyvät asiat ja uusien kalusteiden hankkimisen klusterille. Lisäksi he huolehtivat myös Matlun siivousvuoroista. Klusteria käyttää yli kymmenkunta opiskelijajärjestöä, mikä näkyy tilojen kunnossa. Matlun klusterivastaavat ovatkin erittäin tärkeässä asemassa klusterin käytettävyyden ja viihtyvyyden ylläpidossa, minkä vuoksi heitä kannattaa olla useampikin. Tässä virassa pääset parhaiten vaikuttamaan siihen, miltä Klusteri näyttää ja mitä pelejä yms. kivoja asioita sieltä löytyykään.

Tiedottaja
Tiedottajan tehtävä on jatkuva, mutta työmäärä kerrallaan ei ole suuri. Tiedottajan tehtävänä on varmistaa järjestön tiedotuksen toimivuus, koota kuukausittainen yhteenveto hallituksen kokouksista ja ajankohtaisista asioista jäsenjärjestöille sekä hallinnoida ja ylläpitää Matlu ry:n sähköpostilistoja. Sähköpostilistoja löytyy Matlu ry:ltä yhteensä kahdeksan, joista tiedottaja hallinnoi kuutta:

Käytännössä listoja on hyvä tarkkailla päivittäin, jotta tieto menee ajoissa perille kohderyhmälle. Tiedottaja saattaa myös ajoittain saada sähköpostia välitettäväksi listoille. Yleisesti tiedottajan tulee olla kartalla järjestettävistä tapahtumista, ja valvoa että aktiivien tiedotus näistä toimii asiallisesti ja ajallaan. Tiedottaja myös lähettää järjestöjen jäsenille yhteenvedot Matlun hallituksen kokouksista sekä ylläpitää Instagram-tiliä.

WWW-vastaava
WWW-vastaava pitää huolen Matlun tietoteknisistä järjestelmistä. Tärkeimpinä tehtävinä on ylläpitää matlun verkkosivuja, klusterin verkkosivuja, sekä Matlun hallituksen yhteisten järjestelmien pääsyoikeuksia. Käytännössä nämä pitävät sisällään uusien virkailijoiden tietojen päivityksen järjestelmiin vuoden alussa, ja mahdolliset ylläpitotehtävät. Virassa on mahdollista päästä vaikuttamaan järjestelmiin ja uudistamaan niitä nykyaikaisempaan suuntaan.

Kokoustarjoiluvastaava
Kokoustarjoiluvastaava huolehtii kokouksien tarjoiluista. Tehtävä ei edellytä ruuanlaittotaitoa, mutta tarjoaa innokkaalle kokille mahdollisuuden kehittää taitojaan. Tässä virassa pääsee vaikuttamaan siihen, mitä kokouksissa syödään. Ikisuosikkeja ovat esimerkiksi nachot ja salsa.

Opintovastaava(t)
Opintovastaava hoitaa opintoasioihin liittyviä tehtäviä tiedekunnan opiskelijayhteisössä. Tärkeimpänä tehtävänä on vastata jäsenjärjestöjen opintovastaavien sekä ylioppilaskunnan valitsemien hallinnon opiskelijaedustajien yhteistyöstä ja tiedonkulusta. Opintovastaava myös edustaa tiedekunnan opiskelijoita opetukseen ja oppimiseen liittyvissä asioissa sekä auttaa heitä ongelmatilanteissa. Lisäksi opintovastaava ylläpitää hyvää keskusteluyhteyttä tiedekunnan henkilöstöön ja avustaa tarvittaessa ylioppilaskuntaa. Opintovastaava järjestää keväisen Tiedekuntasaunan. Opintovastaavia on usein useampikin ja yksi heistä puheenjohtaa Matlun opintotoimikuntaa.

Tuutorivastaava(t)
Tuutorivastaava kokoaa Matlun ainejärjestöjen tuutorivastaavat yhteen, ryhmäyttää heitä ja auttaa heitä arjen ongelmissa keväästä syksyyn. Matlun tuutorivastaava pitää myös yhteyttä tiedekunnan tuutorivastaavaan ja auttaa käytännön järjestelyissä niin tiedekuntaa kuin tuutoreitakin. Tuutorivastaava pääsee järjestämään myös tapahtumia, kuten tuutorisitsit, jotta koko Kumpulan tuutorit tutustuisivat toisiinsa. Matlun tuutorivastaavaan saatetaan ottaa yhteyttä mitä mielenkiintoisimmissa tilanteissa/ongelmissa, joten vuosi tuutorivastaavana takaa varmasti paljon uusia kokemuksia! Koko vuoden pestiin haluavan tuutorivastaavan olisi hyvä olla oma-aloitteinen, reipas ja valmis toimimaan ns. “ammattikehtaajana”. Tuutorivastaavia on usein kolme (kandi-, maisteri-, ja kv-tuutorivastaavat), jolloin työtä on helppo jakaa.

Fuksivastaava(t)
Fuksivastaavan tehtävänä on pitää huolta Matlun näkyvyydestä fukseille suunnatuissa tapahtumissa, kuten Tiedebasaarissa, Avajaiskarnevaaleilla, Fuksiseikkailussa ja jäsenjärjestöjen fuksiaisissa. Mahdollista on myös järjestää omia tapahtumia koko tiedekunnan fukseille. Koska fuksivastaavan virka perustettiin vasta vuonna 2018, vakiintuneita omia tapahtumia ei vielä (Bilevastaavan vastuulla olevien Fuksibileiden lisäksi) ole muodostunut, vaan fuksivastaavalla on varaa päästää luovuus valloilleen. Vuonna 2018 järjestettin esimerkiksi fukseille suunnattu Opiskelijahuonekisa. Fuksivastaava pääsee tutustuttamaan Kumpulan fukseja toisiinsa ja luomaa yhteishenkeä kampukselle.

KV-vastaava
KV- eli kansainvälisyysvastaava toimii Matlun jäsenjärjestöjen KV-vastaavien koordinaattorina ja ohjeistajana, ja muun muassa ohjeistaa järjestöjen KV-vastaavia siinä miten kansainväliset opiskelijat otetaan vastaan Kumpulassa. Matlun KV-vastaava myös neuvoo esimerkiksi siinä, mitä toimenpiteitä järjestöissä voi ottaa käytäntöön jotta kansainvälisten opiskelijoiden tasa-arvoinen kohtelu toteutuisi paremmin. Lisäksi KV-vastaava koordinoi kumpulan kansainvälisille opiskelijoille suunnatut yhteiset tapahtumat kuten KV-piknikin, KV-klusterin sekä mahdolliset KV-sitsit yhdessä järjestöjen KV-vastaavien, KSI:n edustajien ja muiden mahdollisten yhteistyötahojen kanssa. KV-vastaava on myös tarvittaessa yhteydessä HYY:hyn ja tiedekuntaan liittyen kansainvälisten opiskelijoiden asioihin ja niiden parantamiseen. Vuonna 2020 KV-toimikunta (International committee) on usein KV-vastaavan puheenjohdettavana.

Yritysvastaava
Yritysvastaava huolehtii Matlun yritysyhteistyöstä ja työelämäaiheisista tapahtumista. Vuosittainen Kumpulan Potentiaali vaatii Matlun yritysvastaavalta läsnäoloa, työpanosta ja kiinnostusta. Kumpulan potentiaalin lisäksi myös muut työelämäaiheiset tapahtumat ja tiiviimpi yritysyhteistyö on tervetullutta Matlun toimintaan. Yritysvastaavia voi hyvin olla useampikin.

Liikuntavastaava
Liikuntavastaava järjestää erilaisia excursioita ja muita liikuntapainotteisia tapahtumia. Viime vuosina on käyty mm. kiipeilypuistossa ja trampoliinipuisto RUSHissa.

Bilevastaava(t)
Bilevastaavan/-vastaavien vastuulla on Matlun bileiden järjestäminen. Perinteisesti vuoden aikana järjestettäviä juhlia ovat ainakin Laskuhumala, MEGAspora, Vappureha, Kesäbileet, Fuksibileet ja Halloween-bileet. Näistä Laskuhumala, Vappureha ja Kesäbileet järjestetään yhteistyössä muiden tiedekuntajärjestöjen kanssa, mikä antaa oivan tilaisuuden tutustua aktiiveihin eri järjestöistä ja vaikuttaa myös siihen, kuinka paljon hommaa bileiden eteen pääsee tekemään. Halloween-bileet puolestaan toteutetaan yhdessä Matlun jäsenjärjestöjen kanssa. Yleisesti bileitä järjestäessä hoidettavia asioita ovat esimerkiksi juhlapaikan sopiminen ja yhteydenpito, mainostaminen, lipunmyynti, nakkeilijoiden organisointi ja käytännön järjestelyt bilepäivänä. Bilevastaavan virka sopii oma-aloitteiselle, sopeutumis- ja yhteistyökykyiselle, perus maalaisjärkeä käyttävälle tyypille, joka nauttii tapahtumien toteuttamisesta.

KJYV-keisari
KJYV-keisari vastaa Kumpulan Järjestöjen Yhteisen Vappusuunnistuksen johtamisesta, ja sen organisoinnista yhdessä KJYV-tiimin kanssa. KJYV-keisarin vastuulla on etenkin alustavan budjetin ja suunnistuksen suunnittelu, jotka hän esittelee Kumpulan opiskelijajärjestöille. Kyky kommunikoida omia ideoita, ja joustavuus muuttaa alustavia suunnitelmia saadun palautteen perusteella on erityisen tärkeää suunnittelun alkuvaiheessa.

Keskeistä KJYV-keisarin roolissa on kommunikointi Kumpulan opiskelijajärjestöjen kanssa jotta he tietävät missä mennään, sekä sovitun suunnitelman ja budjetin toteutumisen varmistaminen yhdessä KJYV-tiimin kanssa. Tiimi koostuu Kumpulan kampuksen ainejärjestöjen aktiiveista, joilla kullakin on oma osa-alue hoidettavana - yksin tai parin kanssa - esimerkiksi rastien, tiedottamisen, ja varainkeruun saralla. Tarpeen vaatiessa KJYV-keisari ottaa myös vastuuta osa-alueesta tai tukee tiimiä osaamisellaan.

Pöytäjuhlavastaava
Pöytäjuhlavastaavan tehtävänä on organisoida Matlun tasolla järjestettävät sitsit yhdessä muiden sitsikohtaisten järjestäjien kanssa. Matlun järjestämiä sitsejä ovat ainakin tuutorisitsit ja hallitustenvaihtositsit, joista ensimmäinen järjestetään yhdessä Matlun ja jäsenjärjestöjen tuutorivastaavien kanssa ja jälkimmäiset Matlun hallituslaisten voimin, pöytäjuhlavastaavan johdolla. Sitsien järjestämisessä on otettava huomioon muun muassa sitsien tapahtumapaikka, astiat, pöydät, ilmoittautuminen ja istumajärjestys, ruoka-aine allergiat, keittiöhenkilökunta, tarjoilijat ja muut nakkeilijat, virvokkeet, koristelu, aikataulu, sekä menun suunnittelu. Pöytäjuhlavastaavan virassa tarvitaan joustavuutta, mielikuvitusta, organisointikykyä, suostuttelutaitoja sekä avointa mieltä. Pöytäjuhlavastaavia voi tarvittaessa olla useampi.

Vuosijuhlamestari
Vuosijuhlamestari vastaa Matlun hienoimman tapahtuman eli vuosijuhlien järjestämisestä. Nyttemmin vuosijuhlia on vietetty tammi-helmikuun vaihteessa. Vuosijuhlamestari aloittaa virkansa syksyn alussa etsimällä soveltuvat paikat, vaikka suurin osa tehtävistä painottuukin joulu-tammikuulle. Muuten juhlasta ja virasta pääsee tekemään täysin itsensä näköisen! Siksi vuosijuhlamestarilla olisi myös hyvä olla hieman kokemusta tapahtumien järjestämisestä. Vuosijuhlamestareita voi hyvin olla kaksi, minkä lisäksi heidän avukseen voidaan koota vuosijuhlatiimi.

Vuosijuhlatiimiläinen
Vuosijuhlatiimi koostuu useasta henkilöstä, ja heidän päätehtävänään on auttaa vuosijuhlamestaria järjestämään Matlun vuosijuhlia. Vuosijuhlatiimin koolle ei ole ylärajaa. Tarkasta vastuunjaosta ja toimenkuvasta sovitaan yhdessä vuosijuhlamestareiden kanssa.

Isäntä
Isäntä vastaa klusterin viihtyvyydestä yhdessä klusterivastaavien kanssa. Isäntä auttaa myös hallitusta, erityisesti bilevastaavia, tapahtumien järjestämisessä.

Kulttuurivastaava
Kulttuurivastaava järjestää erilaisia kulttuuritapahtumia, joista yleisimpiä ovat olleet leffaillat sekä excursiot erilaisiin esityksiin. Kulttuurivastaavan virka sopii sinulle, jos olet kiinnostunut kulttuurista ja haluat vapaat kädet uusien tapahtumien järjestämiselle ja ideoimiselle. Virkaan voidaan hyvin valita useampikin, tärkeintä on oma-aloitteisuus sekä kiinnostus järjestötoimintaa ja tapahtumien järjestämistä kohtaan.

Graafikko
Graafikko pitää huolta Matlun visuaalisesta ilmeestä. Siispä hänellä olisi hyvä olla hieman taiteellista näkemystä. Suurin osa virasta liittyy tapahtumajulisteiden tekemiseen mutta virassa on mahdollista vaikuttaa myös esimerkiksi Matlun nettisivujen ja tuotteiden ilmeeseen.

HYY-vastaava
HYY-vastaava vastaa Matlun yhteistyöstä Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan kanssa. Hän ylläpitää yhdessä opintovastaavien kanssa hyvää keskusteluyhteyttä HYY:n järjestöasioista vastaavan hallituksen jäsenen kanssa. HYY-vastaavan tulee seurata tarkkaan ylioppilaskunnan eri tiedotuskanavia ja tuoda niistä Matlua koskevat asiat esille hallituksen kokouksissa. HYY-vastaavan on hyvä tavata ylioppilaskunnan edustajia alkuvuodesta ja sopia yhteistyön muodoista heidän kanssaan. HYY- ja opintovastaava tukevat toisiaan seuraamalla aktiivisesti yhdessä ylioppilaskunnan tiedotuskanavia.

Yhdenvertaisuusvastaava
Yhdenvertaisuusvastaava vastaa yhdenvertaisuussuunnitelman vuosittaisesta päivittämisestä ja toteutumisesta. Helppo, mutta samalla tärkeä virka, joka soveltuu fuksillekin loistavasti. Matlun yhdenvertaisuusvastaava voi olla Matlun jäsenjärjestöjen yhdenvertaisuusvastaaviin yhteydessä ja järjestää esim. yhteistä innovointia tai palautelomakkeen suunnittelua. Yhdenvertaisuusvastaavan on hyvä pitää huolta, että Kumpulan järjestöt järjestävät riittävästi matalan kynnyksen (alkoholittomia) tapahtumia, ja kannustaa järjestöjä pitämään kiinni Matlun turvallisen tilan periaatteista tapahtumissa, jotta kaikki tuntevat olonsa tervetulleeksi missä vaiheessa opintoja tahansa.

Häirintäyhdyshenkilö
Häirintäyhdyshenkilön tehtävä on ehkäistä ja tarvittaessa puuttua Matlun piirissä mahdollisesti tapahtuvaan häirintään. Lähtökohtaisesti jäsenjärjestöillä on omat häirintäyhdyshenkilönsä ja tulevaisuudessa Matlun häirintäyhdyshenkilö voisi esimerkiksi toimia samassa virassa toimivia henkilöitä yhteenkokoavana voimana. Matlun häirintäyhdyshenkilöön voi olla myös yhteydessä, mikäli on kokenut häirintää jonkin jäsenjärjestön toiminnassa, eikä syystä tai toisesta halua käsitellä asiaa kyseisen järjestön häirintäyhdyshenkilön kanssa. Virka sopii luotettavalle ja helposti lähestyttävälle henkilölle, joka on aidosti kiinnostunut siitä, ettei Kumpulassa kukaan joutuisi kokemaan henkistä tai fyysistä häirintää.

Ympäristövastaava
Vastaa ympäristösuunnitelman vuosittaisesta päivittämisestä ja toteutumisesta. Helppo, mutta samalla erittäin tärkeä virka, joka soveltuu fuksillekin loistavasti. Ympäristövastaava huolehtii, että Matlun sekä sen jäsenjärjestöjen toiminnassa otetaan huomioon ympäristönäkökulmat. Ei ole mitään tiettyä kaavaa sille, miten ympäristövastaava hommansa hoitaa. Hän pitää ympäristönäkökulmat esillä Matlun toiminnassa parhaimmaksi kokemallaan tavalla ja kannustaa myös jäsenjärjestöjä toimimaan ympäristöystävällisesti.

Vappuvastaava(t)
Vappuvastaavat ovat nimensä mukaisesti vastaavat siitä, että Kumpulalaisten vappu menee sujuvasti. Omia tapahtumaideoita voi ja kannattaakin toteuttaa, minkä lisäksi myös valmiita ideoita voi toteuttaa. Tänä vuonna wastaavat järjestivät vapun avajaiset Kumpulassa, vappu-Hoplopin ja olivat KJYVin järjestäjäkomiteassa. Parasta hommassa on se, että vapputapahtumat voivat olla monennäköisiä ja innostavat paljon innokkaita osallistujia. Ja siis onhan vappu myös ihmisen parasta aikaa.

Hyvinvointivastaava
Vuonna 2021 voimaan astunut virka "hyvinvointivastaava" varmistaa opiskelijoiden hyvinvoinnin, varsinkin ympäröivän maailmantilanteen vuoksi. Hyvinvointijärjestävät pyrkivät järjestämään tapahtumia, joissa mennään hyvinvointi edellä. Ideoita on palloteltu mm. kissakahvila-, vesipuisto- ja spa-excujen ympärillä.

Järjestöyhteistyövastaava
Monet kumpulalaiset järjestöt valitsevat keskuudestaan Matlu-vastaavan, jonka tehtävänä on pitää yhteyttä Matluun ja olla perillä siitä, mitä Matlussa tapahtuu. Järjestöyhteistyövastaavan virka on ikäänkuin Matlun vastine kyseiseen virkaan. Järjestöyhteistyövastaava pyrkii ylläpitämään sujuvaa yhteyttä kumpulalaisten järjestöjen välillä.

###Toimikunnat 2021 Opintotoimikunta
Opintotoimikunta pyrkii kehittämään opintoihin liittyviä asioita ja toimintaa.

KV-toimikunta
KV-toimikunta pyrkii kehittämään KV-toimintaa.

Klusterinkehitystoimikunta
Klusterinkehitystoimikunta toimii Leppätalokomitean puheenjohtajan, klusterin isännän sekä klusterivastaavien tukena. Toimikunta pyrkii kehittämään klusterin viihtyvyyttä ja toimivuutta, esimerkiksi päivittämällä teknisiä apuvälineitä sekä siivouskomeron yleistä ilmettä.

Strategiatoimikunta
tulossa

Kumpulan Potentiaalin toimikunta
Kumpulan Potentiaalin toimikuntaa puheenjohtaa Matlun yritysvastaava ja toimikunnan pääasiallinen tehtävä on järjestää ja organisoida vuosittainen työelämätapahtuma Kumpulan Potentiaali.