Virat

Hallitusvirat

Hallitus vastaa viime kädessä yhdistyksen toiminnasta. Hallituksessa toimiminen onkin tavallaan toinen virka, joten kannattaa varautua siihen, että se vie aikaa varsinaisen viran lisäksi. Hallituksen jäsenten odotetaan osallistuvan hallituksen kokouksiin, joita järjestetään noin kerran kuukaudessa. Lisäksi, koska Matlu on nimensä mukaisesti yhteistyöjärjestö, olisi erittäin toivottavaa, että hallituksessa olisi yhteyshenkilö mahdollisimman monesta jäsenjärjestöstä, jotta tiedonkulku olisi sujuvaa ja jotta Matlu pystyisi tasapuolisesti ajamaan kaikkien järjestöjensä etua. Matlulla on viisi ns. hallitusvirkaa eli virkaa, joihin valitut ovat aina samalla myös hallituksen jäseniä. Nämä virkailijat valitaan suoraan syyskokouksessa, jossa myös muu hallitus valitaan. Loput virkailijat valitaan hallituksen järjestäytymiskokouksessa vuoden vaihteessa.

Puheenjohtaja
Puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle ja johtaa hallituksen kokouksia. Puheenjohtaja ohjaa järjestön ja sen hallituksen toimintaa. Hän pitää langat käsissä ja huolen siitä, että asiat etenevät ja hallitus ja virkailijat jaksavat ja viihtyvät. Puheenjohtajana hyötyy varsinkin järjestötietämyksestä, delegointi- ja ajanhallintataidoista. Puheenjohtaja ylläpitää suhteita erilaisten yhteistyötahojen, kuten tiedekunnan, ylioppilaskunnan ja toisten tiedekuntajärjestöjen kanssa.

Varapuheenjohtaja
Varapuheenjohtaja avustaa puheenjohtajaa ja toimii tämän sijaisena silloin kun puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtajan muihin tehtäviin kuuluu virkailijoiden tukeminen heidän tehtävissään. Varapuheenjohtaja vastaa Matlun jäsenjärjestöjen puheenjohtajistojen yhteistyöstä ja järjestää esimerkiksi Kumpulan PJ-seminaarit.

Taloudenhoitaja
Taloudenhoitaja huolehtii yhdistyksen taloudesta, pitää siitä kirjaa sekä laatii vuosittaisen tilinpäätöksen ja talousarvion. Taloudenhoitajana pääseekin näkemään laajasti yhdistyksen toimintaa. Käytännössä taloudenhoitaja siis varmistaa, että rahaa riittää ja päivittäiset raha-asiat juoksevat sujuvasti. Taloudenhoitajan ei tarvitse etukäteen tietää kaikkea esimerkiksi kirjanpidosta, sillä tärkeimpiin asioihin saa perehdytyksen vuoden alussa. Tärkeintä on, että hoitaa virkaa aktiivisesti ja huolellisesti.

Sihteeri
Sihteerin pääasiallinen tehtävä on ylläpitää hallituksen kokouksissa pöytäkirjaa, ja kokouksen jälkeen viimeistellä se sekä saattaa se jäsenistön saataville. Käytännössä tämä siis meinaa pöytäkirjapohjan valmistelemista ennen kokousta esityslistan pohjalta, ja kokouksessa hereillä ja tarkkana olemista. Sihteerin työtaakka painottuu siis pitkälti kokouksiin, joiden ulkopuolella virka on melko kevyt hoidettava. Virka on kuitenkin olennainen järjestön kirjanpidon ja jatkuvuuden kannalta.

Leppätalokomitean puheenjohtaja
Leppätalokomitea on klusterin asioista päättävä elin. Komiteaan kuuluvat klusteria käyttävien järjestöjen puheenjohtajat ja klusterivastaavat. Komitea päättää mm. klusterivarauksista, rangaistuksista ja muista klusteria koskevista asioista. Leppätalokomitean puheenjohtajana sinulla on vastuu siitä, että klusterilla hommat sujuvat mukavasti. Leppis-pj:n tärkeimmät tekemiset lienevät: klusterikoulutuksien järjestäminen, komitean kokouksien pitäminen, yhteydenpito HYY:hyn ja klusterijärjestöihin sekä klusterin ylläpidon organisoiminen. Leppis-pj:n parhaat kaverit ovat Matlun sivuilta löytyvät klusterin käyttösäännöt, pitkä pinna ja sovitteleva asenne. Valmistaudu siihen, että joudut tekemään vaikeita päätöksiä ja olemaan se henkilö, joka muistuttaa virhetilanteissa klusterin oikeaoppisesta käyttötavasta. Leppis-pj:nä pystyt vaikuttamaan “kumpulalaisten olohuoneen” viihtyvyyteen ja pääset koordinoimaan klusterin toimintaa poikkitieteellisen porukan kanssa.

Virat 2021