EN | FI

Hallitusvirat

Hallitus vastaa viime kädessä yhdistyksen toiminnasta. Hallituksessa toimiminen onkin tavallaan toinen virka, joten kannattaa varautua siihen, että se vie aikaa varsinaisen viran lisäksi. Hallituksen jäsenten odotetaan osallistuvan hallituksen kokouksiin, joita järjestetään noin kerran kuukaudessa. Lisäksi, koska Matlu on nimensä mukaisesti yhteistyöjärjestö, olisi erittäin toivottavaa, että hallituksessa olisi yhteyshenkilö mahdollisimman monesta jäsenjärjestöstä, jotta tiedonkulku olisi sujuvaa ja jotta Matlu pystyisi tasapuolisesti ajamaan kaikkien järjestöjensä etua. Matlulla on viisi ns. hallitusvirkaa eli virkaa, joihin valitut ovat aina samalla myös hallituksen jäseniä. Nämä virkailijat valitaankin suoraan syyskokouksessa, jossa myös muu hallitus valitaan. Loput virkailijat valitaan sitten hallituksen järjestäytymiskokouksessa vuoden vaihteessa.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle ja johtaa hallituksen kokouksia. Puheenjohtaja ohjaa järjestön ja sen hallituksen toimintaa. Hän pitää langat käsissä ja huolen siitä, että asiat etenevät ja hallitus ja virkailijat jaksavat ja viihtyvät. Puheenjohtajana hyötyy varsinkin järjestötietämyksestä, delegointi- ja ajanhallintataidoista. Puheenjohtaja myös pitää yllä suhteita tiedekunnan, ylioppilaskunnan ja muiden yhteistyötahojen kanssa.

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja avustaa puheenjohtajaa ja toimii tämän sijaisena silloin kun puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtaja on myös perinteisesti järjestänyt virkistäytymismatkan Tartoon. Muuten varapuheenjohtaja on aikalailla jokapaikanhöylä, joka tekee sitä, missä hänen apuaan milloinkin tarvitaan.

Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja huolehtii yhdistyksen taloudesta, pitää siitä kirjaa sekä laatii vuosittaisen tilinpäätöksen ja talousarvion. Taloudenhoitajana pääseekin näkemään laajasti yhdistyksen toimintaa. Käytännössä taloudenhoitaja siis varmistaa, että rahaa riittää ja päivittäiset raha-asiat juoksevat sujuvasti. Taloudenhoitajan ei tarvitse etukäteen tietää kaikkea esimerkiksi kirjanpidosta, sillä tärkeimpiin asioihin saa perehdytyksen vuoden alussa. Tärkeintä on, että hoitaa virkaa aktiivisesti ja huolellisesti.

Sihteeri

Sihteerin pääasiallinen tehtävä on ylläpitää hallituksen kokouksissa pöytäkirjaa, ja kokouksen jälkeen viimeistellä se sekä saattaa se jäsenistön saataville. Käytännössä tämä siis meinaa pöytäkirjapohjan valmistelemista ennen kokousta esityslistan pohjalta, ja kokouksessa hereillä ja tarkkana olemista. Sihteerin työtaakka painottuu siis pitkälti kokouksiin, joiden ulkopuolella virka on melko kevyt hoidettava. Virka on kuitenkin olennainen järjestön kirjanpidon ja jatkuvuuden kannalta.

Leppätalokomitean puheenjohtaja

Leppätalokomitea on klusterin asioista päättävä elin. Komiteaan kuuluvat klusteria käyttävien järjestöjen puheenjohtajat ja klusterivastaavat. Komitea päättää mm. klusterivarauksista, rangaistuksista ja muista klusteria koskevista asioista. Leppätalokomitean puheenjohtajana sinulla on vastuu siitä, että klusterilla hommat sujuvat mukavasti. Leppis-pj:n tärkeimmät tekemiset lienevät: klusterikoulutuksien järjestäminen, komitean kokouksien pitäminen, yhteydenpito HYY:hyn ja klusterijärjestöihin ja tarvittaessa klusterin ylläpidon organisoiminen. Leppis-pj:n paras kaveri on Matlun sivuilta löytyvät klusterin käyttösäännöt. Tämä virka on kivaa, koska saat suunnatonta kunniaa kaikilta klusterin käyttäjiltä.

Virat 2017

Klusterivastaava

Klusterivastaavat vastaavat nimensä mukaisesti rakkaan klusterimme käytännön ylläpidosta. Klusterivastaavat hoitavat mm. tukussa käymisen, klusterin huoltoon liittyvät asiat ja uusien kalusteiden hankkimisen klusterille. Lisäksi he huolehtivat myös Matlun siivousvuoroista. Klusteria käyttää yli kymmenkunta opiskelijajärjestöä, mikä näkyy tilojen kunnossa. Matlun klusterivastaavat ovatkin erittäin tärkeässä asemassa klusterin käytettävyyden ja viihtyvyyden ylläpidossa, minkä vuoksi heitä kannattaa olla kaksi. Tässä virassa pääset parhaiten vaikuttamaan siihen, miltä Klusteri näyttää ja mitä pelejä yms. kivoja asioita sieltä löytyykään.

Tiedottaja

Tiedottajan tehtävä on jatkuva, mutta työmäärä kerrallaan ei ole suuri. Tiedottajan tehtävänä on varmistaa järjestön tiedotuksen toimivuus, sekä (näkyvimpänä työnä) hallinnoida ja ylläpitää Matlu ry:n sähköpostilistoja. Sähköpostilistoja löytyy Matlu ry:ltä yhteensä kahdeksan, joista tiedottaja hallinnoi kuutta:

  • Hallituslista hallitus@matlu.fi hallituksen sisäiseen kommunikointiin.
  • Aktiivilista matlu-aktiivit@helsinki.fi laajempaan, Matluun liittyvään keskusteluun.
  • Jäsenlista matlu-list@helsinki.fi jäsenistön tiedottamiseen.
  • Järjestölista jarjestot@matlu.fi jäsenjärjestöjen hallitus- tai aktiivilistoille tiedottamiseen.
  • Jäsenlista kumpula-jasenet@matlu.fi koko Kumpulan kaikkien jäsenjärjestöjen jäsenille tiedottamiseen. Järjestö- ja jäsenlistan käyttö vaatii erityistä harkintaa.
  • (Opintolista matlu-opinto@helsinki.fi opintoasioista tiedottamiseen tiedekunnan hallopedeille ja opintovastaaville.)

Käytännössä listoja on hyvä tarkkailla päivittäin, jotta tieto menee ajoissa perille kohderyhmälle. Tiedottaja saattaa myös ajoittain saada sähköpostia välitettäväksi listoille. Yleisesti tiedottajan tulee olla kartalla järjestettävistä tapahtumista, ja valvoa että aktiivien tiedotus näistä toimii asiallisesti ja ajallaan.

WWW-vastaava

WWW-vastaava pitää huolen Matlun tietoteknisistä järjestelmistä. Tärkeimpinä tehtävinä on ylläpitää matlun verkkosivuja (http://matlu.fi), klusterin verkkosivuja (http://matlu.fi/ilotalo), sekä Matlun hallituksen yhteisten järjestelmien pääsyoikeuksia. Käytännössä nämä pitävät sisällään uusien virkailijoiden tietojen päivityksen järjestelmiin vuoden alussa, ja mahdolliset ylläpitotehtävät. Virassa on mahdollista päästä vaikuttamaan järjestelmiin ja uudistamaan niitä nykyaikaisempaan suuntaan.

Kokoustarjoiluvastaava

Kokoustarjoiluvastaava huolehtii kokouksien tarjoiluista. Tehtävä ei edellytä ruuanlaittotaitoa, mutta tarjoaa innokkaalle kokille mahdollisuuden kehittää taitojaan. Tässä virassa pääsee vaikuttamaan siihen, mitä kokouksissa syödään. Ikisuosikkeja ovat esimerkiksi Filipinos-keksit tai pestosarvet.

Opintovastaava(t)

Opintovastaava hoitaa opintoasioihin liittyviä tehtäviä tiedekunnan opiskelijayhteisössä. Tärkeimpänä tehtävänä on vastata jäsenjärjestöjen opintovastaavien sekä ylioppilaskunnan valitsemien hallinnon opiskelijaedustajien eli hallopedien yhteistyöstä ja tiedonkulusta. Opintovastaava myös edustaa tiedekunnan opiskelijoita opetukseen ja oppimiseen liittyvissä asioissa sekä auttaa heitä ongelmatilanteissa. Lisäksi opintovastaava ylläpitää hyvää keskusteluyhteyttä tiedekunnan henkilöstöön ja avustaa tarvittaessa ylioppilaskuntaa. Opintovastaava järjestää keväisen Tiedekuntasaunan. Opintovastaavia on hyvä olla kaksi.

Tuutorivastaava(t)

Tuutorivastaava kokoaa Matlun ainejärjestöjen tuutorivastaavat yhteen, ryhmäyttää heitä ja auttaa heitä arjen ongelmissa keväästä syksyyn. Matlun tuutorivastaava pitää myös yhteyttä tiedekunnan tuutorivastaavaan ja auttaa käytännön järjestelyissä niin tiedekuntaa kuin tuutoreita. Matlun tuutorivastaavaan saatetaan ottaa yhteyttä mitä mielenkiintoisimmissa tilanteissa/ongelmissa, joten vuosi tuutorivastaavana takaa varmasti paljon uusia kokemuksia! Koko vuoden pestiin haluavan tuutorivastaavan olisi hyvä olla oma-alotteinen, reipas ja valmis toimimaan ns. “Ammattikehtaajana”. Tuutorivastaavia voi hyvin olla kaksikin, jolloin työtä on helppo jakaa.

KV-vastaava

KV- eli kansainvälisyysvastaava toimii Matlun jäsenjärjestöjen kv-vastaavien koordinaattorina ja ohjeistajana, ja muun muassa ohjeistaa järjestöjen kv-vastaavia siinä miten kansainväliset opiskelijat otetaan vastaan Kumpulassa. Matlun kv-vastaava myös neuvoo esimerkiksi siinä, mitä toimenpiteitä järjestöissä voi ottaa käytäntöön jotta kansainvälisten opiskelijoiden tasa-arvoinen kohtelu toteutuisi paremmin. Lisäksi kv-vastaava koordinoi kumpulan kansainvälisille opiskelijoille suunnatut yhteiset tapahtumat kuten kv-piknikin, kv-klusterin sekä mahdolliset kv-sitsit yhdessä järjestöjen kv-vastaavien, KSI:n edustajien ja muiden mahdollisten yhteistyötahojen kanssa. Kv-vastaava on myös tarvittaessa yhteydessä HYY:hyn ja tiedekuntaan liittyen kansainvälisten opiskelijoiden asioihin ja niiden parantamiseen.

Yritysvastaava

Työelämävastaava huolehtii Matlun yritysyhteistyöstä, ja vastaa työelämäaiheisista tapahtumista. Vuonna 2017 ensimmäistä kertaa järjestetty Kumpulan Potentiaali vaatii tulevinakin vuosina Matlun työelämävastaavan panosta. Kumpulan potentiaalin lisäksi muut työelämäaiheiset tapahtumat ja tiiviimpi yritysyhteistyö on tervetullutta Matlun toimintaan. Työelämävastaavia voi myös hyvin olla kaksi.

Liikuntavastaava

Liikuntavastaava tukee ja koordinoi liikuntaan ja ulkoiluun liittyviä tapahtumia. Matlun jäsenjärjestöt ovat pääosin aktiivisesti järjestäneet oman liikuntatoimintansa ja vastaavan päätehtävänä onkin lähinnä järjestää esimerkiksi yhteisiä kilpailuja ja turnauksia. Isoimpana yksittäisenä tehtävänä on tällä hetkellä kuljetuksen järjestäminen akateemisen kyykän MM-kilpailuihin Tampereelle. Aiempina vuosina liikuntavastaava on myös järjestänyt erilaisia suunnistuksia. Liikuntavastaavan virka sopii sinulle, jos olet kiinnostunut liikunnasta ja haluat erittäin vapaat kädet uusien tapahtumien järjestämiselle ja ideoimiselle.

Bilevastaava(t)

Bilevastaavan/-vastaavien vastuulla on Matlun bileiden järjestäminen. Perinteisesti vuoden aikana järjestettäviä juhlia ovat ainakin Laskuhumala, MEGAspora, Vappureha, Kesäbileet, Fuksibileet ja Halloween-bileet. Näistä Laskuhumala ja Vappureha järjestetään yhteistyössä muiden tiedekuntajärjestöjen kanssa, mikä antaa oivan tilaisuuden tutustua aktiiveihin eri järjestöistä ja vaikuttaa myös siihen, kuinka paljon hommaa bileiden eteen pääsee tekemään. Halloween-bileet puolestaan toteutetaan yhdessä Matlun jäsenjärjestöjen kanssa. Yleisesti bileitä järjestäessä hoidettavia asioita ovat esimerkiksi juhlapaikan sopiminen ja yhteydenpito, mainostaminen, lipunmyynti, nakkeilijoiden organisointi ja käytännön järjestelyt bilepäivänä. Bilevastaavan virka sopii oma-aloitteiselle, sopeutumis- ja yhteistyökykyiselle, perus maalaisjärjkeä käyttävälle tyypille, joka nauttii tapahtumien toteuttamisesta.

Isäntä

Isäntä vastaa klusterin viihtyvyydestä yhdessä klusterivastaavien kanssa. Isäntä auttaa myös hallitusta, erityisesti bilevastaavia,tapahtumien järjestämisessä.

Kulttuurivastaava

Kulttuurivastaava järjestää erilaisia kulttuuritapahtumia, joista yleisimpiä ovat olleet leffaillat sekä excursiot erilaisiin esityksiin. Kulttuurivastaavan virka sopii sinulle, jos olet kiinnostunut kulttuurista ja haluat vapaat kädet uusien tapahtumien järjestämiselle ja ideoimiselle. Virkaan voidaan hyvin valita useampikin, tärkeintä on oma-aloitteisuus sekä kiinnostus järjestötoimintaa ja tapahtumien järjestämistä kohtaan.

Graafikko

Graafikko pitää huolta Matlun visuaalisesta ilmeestä. Siispä hänellä olisi hyvä olla hieman taiteellista näkemystä. Suurin osa virasta liittyy tapahtumajulisteiden tekemiseen mutta virassa on mahdollista vaikuttaa myös esimerkiksi Matlun nettisivujen ja tuotteiden ilmeeseen. Tähän mennessä graafikon taidonnäytteitä ovat olleet muun muassa fuksibileiden ja MEGAsporan julisteet.

HYY-vastaava

HYY-vastaava vastaa Matlun yhteistyöstä Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan kanssa. Hän ylläpitää yhdessä opintovastaavien kanssa hyvää keskusteluyhteyttä HYY:n järjestöasioista vastaavan hallituksen jäsenen kanssa. HYY-vastaavan tulee seurata tarkkaan ylioppilaskunnan eri tiedotuskanavia ja tuoda niistä Matlua koskevat asiat esille hallituksen kokouksissa. HYY-vastaavan on hyvä tavata ylioppilaskunnan edustajia alkuvuodesta ja sopia yhteistyön muodoista heidän kanssaan. HYY- ja opintovastaava tukevat toisiaan seuraamalla aktiivisesti yhdessä ylioppilaskunnan tiedotuskanavia.

Yhdenvertaisuusvastaava

Vastaa yhdenvertaisuussuunnitelman vuosittaisesta päivittämisestä ja toteutumisesta. Helppo, mutta samalla tärkeä virka, joka soveltuu fuksillekin loistavasti. Matlun yhdenvertaisuusvastaava voi olla Matlun jäsenjärjestöjen yhdenvertaisuusvastaaviin yhteydessä ja järjestää esim. yhteistä innovointia´tai palautelomakkeen suunnittelua. Yhdenvertaisuusvastaavan on hyvä pitää huolta, että Kumpulan järjestöt järjestävät riittävästi matalan kynnyksen (alkoholittomia) tapahtumia, jotta kaikki tuntevat olonsa tervetulleeksi missä vaiheessa opintoja tahansa.

Häirintäyhdyshenkilö

Häirintäyhdyshenkilön tehtävä on ehkäistä ja tarvittaessa puuttua Matlun piirissä mahdollisesti tapahtuvaan häirintään. Lähtökohtaisesti jäsenjärjestöillä on omat häirintäyhdyshenkilönsä, ja tulevaisuudessa Matlun häirintäyhdyshenkilö voisi esimerkiksi toimia samassa virassa toimivia henkilöitä yhteenkokoavana voimana. Matlun häirintäyhdyshenkilöön voi olla myös yhteydessä, mikäli on kokenut häirintää jonkin jäsenjärjestön toiminnassa, eikä syystä tai toisesta halua käsitellä asiaa kyseisen järjestön häirintäyhdyshenkilön kanssa. Virka sopii luotettavalle ja helposti lähestyttävälle henkilölle, joka on aidosti kiinnostunut siitä, ettei Kumpulassa kukaan joutuisi kokemaan henkistä tai fyysistä häirintää.

Ympäristövastaava

Vastaa ympäristösuunnitelman vuosittaisesta päivittämisestä ja toteutumisesta. Helppo, mutta samalla tärkeä virka, joka soveltuu fuksillekin loistavasti. Ympäristövastaava huolehtii, että Matlun sekä sen jäsenjärjestöjen toiminnassa otetaan huomioon ympäristönäkökulmat. Ei ole mitään tiettyä kaavaa sille, miten ympäristövastaava hommansa hoitaa. Hän pitää ympäristönäkökulmat esillä Matlun toiminnassa parhaimmaksi kokemallaan tavalla ja kannustaa myös jäsenjärjestöjä toimimaan ympäristöystävällisesti.